1. همایش در دوازده رشته هنری: «پوستر»، «عکس»، «خوشنویسی»، «داستان»، «سرامیک و میناکاری»، «معرق»، «کار روی چوب»، «طراحی»، «نقاشی»، «نگارگری»، «گرافیک» و «خطاطی» برگزار می شود.
2. ابعاد پوسترها و عکس ها باید در قطع 70×50 سانتیمتر در فرمت RGB، با فرمت JPG تنظیم شوند و روزولیشن مورد تایید آثار 300dpi می باشد.
3. لازم است طراحان به این نکته توجه داشته باشند که در هنگام خلق اثر، فرمت سند کامپیوتری CMYK تنظیم شده و در هنگام ارسال ، با دو فرمت CMYK و RGB ارسال شود.
4. عنوان فایل آثار باید انگلیسی باشد و اطلاعات فردی ( نام و نام خانوادگی ، تلفن تماس، دانشگاه و ...) همراه آن ارسال گردد.
5. در رشته گرافیک، فقط آثار پوستر پذیرفته می شود.
6. در رشته های گرافیک، هنرمندان باید فایلjpg 300 dpi در اندازه 70×100 سانتیمتر را در cd یا dvd به دبیرخانه کنگره ارسال کنند.
7. در رشته عکاسی فایل ارسالی jpg و اندازه ضلع بزرگ70 سانتیمتر است.
8. در رشته نگارگری حداکثر اندازۀ اثر، 70×100 سانتیمتر است.
9. در رشته خوشنویسی حداکثر اندازۀ اثر، 200×200 سانتیمتر است.
10. در رشته نقاشی حداقل اندازۀ اثر، 50×70 سانتیمتر و حداکثر 100×100 سانتیمتر است.
11. فضای قابل ارائه در نمایشگاه، برای آثار حجمی و چیدمان (رشته سرامیک) حداكثر ۳۰۰ ×۳۰۰ × ۳۰۰ سانتیمتر است.
12. متقاضیان می توانند همراه فایل ها، بیانیه هنری خود (Statement) را برای تشریح و تبیین ایده و اثر خود حداکثر در 100 کلمه ثبت کنند. ارسال این متن الزامی نیست، اما می تواند به درک بهتر اثر هنری در داوری کمک کند.
13. ارسال و حمل و نقل اثر به نمایشگاه و دریافت آن پس از پایان نمایشگاه بر عهده هنرمند یا صاحب اثر است.
14. دبیرخانه کنگره حق استفاده از آثار را در رسانه ها و اطلاع رسانی، تبلیغات فرهنگی و نمایش در داخل و خارج از کشور با ذکر نام هنرمند خواهد داشت.
15. دبیرخانه کنگره مسئولیتی را در قبال صدمات ناشی از ارسال نامطلوب آثار و پست نمی پذیرد.
